活动策划的统筹安排

编辑:成都鑫风尚文化        发布日期:2021-03-18

任何活动策划都有其节奏和流程,必须予以妥普安排。所有细节都需要事先组织得井井有条、准备就绪。成都活动公司成都活动策划公司表示,活动策划进行精心的统筹安排是活动策划成功举办的前提保证,因为这样可以使人分清轻重缓急,并将活动策划的结束时间以及各项工作的时间要求安排得恰到好处。

在确立了公司目标(或客户目标)、活动策划目标,确定了活动策划风格,编制了成本清单以及初步预算,发出了供应商报价要求并缩小了选择范围,根据所选活动策划要素的预计成本而变更了预算,并且收到了包含条款、条件以及支付要求的签约合同范本等等一系列事宜之后,就应该开始把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动策划安排表中,而这个活动策划安排表将成为所有参与主体活动策划策划人员、公司的活动策划策划团队以及供应商开展工作所依据的出发点,即正式的活动策划统筹安排。成都活动公司成都活动策划公司表示,随着活动策划的逐步开展,必要的变动不可避免,活动策划要素或增加,或减少,或更新.时间方面的要求可能会发生出乎惫料的变化,伴随着新情况的出现、供应商要求与活动策划会场要求的变化,要不断地更新你的活动策划统筹安排。应该注意,每一次更改活动策划统筹安排时,都要标注更改的序号与日期就如同更改成本清单一样 这样你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活动策划统筹安排依据。

组织井然有序,密切关注细节,这是组办活动策划获得成功最为重要的两大要素。成都活动公司成都活动策划公司表示,必须不断进行核查,以确保活动策划按照计划有序开展。所有参与主体公司客户、活动策划策划人员、供应商必须严格遵守合同所规定的指导方针。花费两个月的时间来批准某一项目,可能导致活动策划项目管理的失败。如果活动策划安排过于仓促,工作到了最后关头可能仍然无法完成。例如,你或许会花几个小时的时间来设计一份富于新意的请柬,但是如果请柬无法及时交付印刷,无法及时邮寄,这对活动策划参与者的出席率自然会带来灾难性的影响。因此,做出开展活动策划的决定之后,首要的步骤之一便是制作一份活动策划计划书,并以此作为活动策划的统筹安排依据。

制订活动策划统筹安排时,要拿出日历,从活动策划举办日期之前开始计划起,规定何时完成何事。近乎失败的活动策划事例不胜枚举。成都活动公司成都活动策划公司表示,有一次活动策划中,活动策划安排表与标牌到了最后时刻还在进行变更,而且没有及时送到活动策划现场另一次活动策划中,活动策划安排表已经发下去,宜传插页才刚刚送达,还有一次活动策划中,印有活动策划标记的 T 恤衫拿到现场的时候竟是刚刚从服装厂下线的一一包装盒打开后还依然散发着印刷时留下的蒸汽!所有这些细节都令活动策划嘉宾感觉到活动策划的组织毫无条理性。凡此种种,只说明了一点:活动策划策划不周、协调不力。

活动策划要素中必须设置严格的截止时间,否则,你将突然领略多米诺骨牌效应的威力。原本一件不起眼的小事,却会产生难以想象的重大影响。成都活动公司成都活动策划公司表示,一次筹款活动策划中,组织方在最后关头决定改变座位的安排次序,导致自己没有时间来进行最后的检查。结果是漏洞百出,场面尴尬:同一张桌子安排给了两家高级赞助商,结果不得不为他们再安排另一张桌子,而到场的重要嘉宾只得站着等。由于没有规定要准备额外的桌布和桌上摆饰,这张桌子和其他桌子相比,就难免显得另类。最后时刻改变座位安排,自己就不会有足够的时间来核查自己对座位次序安排所做的调整。

在与客户、供应商以及一线策划人员进行前期会面之前,就应该将一切都安排妥当。成都活动公司成都活动策划公司表示,前期会面按照计划应该安排在设备的搬人和安装之前进行,以便所有参与者都有时间对相关细节做最后的检查,找出本来可以预见到,但由于物流方面的疏忽所导致的一些纸漏。你希望活动策划当天所有人都有着良好的精神风貌,处于最佳状态,发挥出最好水平,成功地协调和执行活动策划的每个环节你不希望他们到了最后关头还在四处张罗本该早已做好的基础工作。

带齐所有的合同,确保每一个关键的截止日期都记录在你的活动策划统筹安排中。成都活动公司成都活动策划公司表示,密切注意人员缩减以及取消活动策划的最后期限等情况。在这一期限之前,变更参与活动策划的人数或者取消整个活动策划,可以免付罚金或只付最低罚金。通常,可以根据合同中的规定按照一定比例减少预订客人餐饮的份额或者减少预订酒店客房的数量,这样一旦客人的数量减少了,也就无须为未到的客人支付费用。在你的活动策划统筹安排中列出截止日期和缓冲时间日期以方便核查。要给自己预留出充分的时间来做出明智的决策。如果错过了变更的最后期限,则必须按照合同中签订的宾客数和客房数量来付费,而这种错误会令你付出惨重的代价。

应该记住,随着活动策划的开展,必须不断地更新你的活动策划统筹安排、成本清单以及付款计划表。成都活动公司成都活动策划公司表示,密切注意合同的语言。例如,如果最终需要的份额必须在某日期前确定,让供应商以书面的形式通知你具体的日期,而不能模糊地说活动策划日期的多少天之前。因为对于某些公司而言,活动策划 14 天是活动策划前的 14 天,而对其他公司而言,活动策划 14 天可能是按照 14 个工作日来计算的 而不是以实际天数来计算的,这样两者计算出的日期就会有天壤之别。因此,在制定活动策划统筹安排时,要详细具体,谁是项目负责人、截止日期是什么时候,都应具体明确。安排时间来制订活动策划统筹安排,并将其纳人到你的日程安排中。

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