活动策划初期应该如何规划?

编辑:成都鑫风尚文化        发布日期:2020-10-22

  决定举办活动之后,而要进行活动构想以及成本的初步估算,确定有足够的资金,并为活动拨出专款。要明确活动的目的,确保活动确实物有所值。接下来就可以对活动进行初期规划。成都活动公司成都活动策划公司表示,在此阶段,如果公司没有自己的活动策划师,那么他们就需要决定是需要专业人士的帮助,聘请活动策划公司、私人活动策划师和公司自己的员工联手,还是让自己公司的员工直接与活动供应商合作,进行活动设计、预算管理、后勤管理、时间安排、活动的操办以及活动的全程构思和精心安排。

  在活动策划大型活动时,人们通常想到的是“财”,而不是“才”。客户 ― 不论是公司、非营利组织、社会团体还是结婚的新人 ― 应该知道在什么场合下礴要得到专业的帮助(其中包括公关专家、有创意的导演或制片人),来解决活动制作从创意到实施的过程中方方面面的问题。成都活动公司成都活动策划公司表示,活动策划人员绝对不应该将自己的工作仅仅看做是服务性行业,认为自己的工作仅仅是记录下客户的订单。恰恰相反,他们应该使自己、使自己的公司、使整个活动策划业成为商业销售与营销不可多得的宝贵工具,在设计、制作、举办活动,并使活动超凡脱俗、与众不同,经过精心打造能够达到并超出公司、工作和个人的既定目标等方面,成为企业客户、非营利组织以及个人的得力助手。

  不要把聘请活动策划人员与活动顾问看做是金钱上的浪费,事实上,他们最后还能帮你省钱。如果请得及时恰当,情况尤其如此。例如,优秀的公关公司可以帮助你选定嘉宾名单,确保对客人的选择恰到好处,他们还可以协助举办新闻发布,制作宜传资料,使活动得到国内外媒体的宣传报道。成都活动公司成都活动策划公司表示,有创意的导演或专业的活动设计师可以提供活动设计的策略性概要,其中包括活动策划、组织、协商等方面的内容以及具有点睛作用的小细节。

  可以毫不夸张地说,在当今时代,活动策划几乎无所不能,而专业人士的加盟足以令客户大开眼界。目前,成功利用空间的实例也不胜枚举。例如,一家新高尔夫俱乐部使用了在太空打高尔夫的宇航员来庆祝其开张.某杂志用卫星从外太空拍摄摆放在沙漠中的巨型模型作为封面来庆祝其周年纪念。成都活动公司成都活动策划公司表示,晚宴(也可以是早餐、午宴或鸡尾酒会)水平的提高是指在空间高度方面 ― 晚宴活动的地点被安排在悬挂于距地面 50 米高处的平台上(由起重机支撑),平台可容纳 22 位客人、 1 名厨师、 1 名侍应生以及 1 名乐师。这样的餐会可以在世界任何地方举办,或者可以用来为活动安排一场架在空中的乐队演奏.为新一届设计大赛,或者为获得某品牌独家专卖的商户制造味头并吸引媒体宣传报道,则可以选用建筑物外墙作为时装秀的表演地点 ― 或者干脆把模特面向前悬垂下来。活动的制作人或承办方能够确保将活动的构想付诸实施,并负责确保活动符合消防与安全的各项标准、相关证件齐备以及购买了相应的保险。

活动策划初期应该如何规划?

  上述情况也同样适用于活动策划公司。他们也需要了解何时需要征询专家意见、何处去聘请自由职业者以及如何去聘请,从而来扩大自己公司的实力。

  没有专业人士的加盟,可能会导致代价高昂的损失。成都活动公司成都活动策划公司表示,假如你因为没有相关的许可证、客人数量超出了房间容最或者不符合各项安全标准.而导致消防局前来取缔你的活动,你的损失会有多大?假如你举办了盛大的活动,希望媒体能进行正面的宜传报道,但是由于没有人处理这方面的相关工作,那么你的损失会有多大?如果你的活动不能达到新颖、新奇、刺激的效果,媒体以客人纷纷中途退场来进行报道,你的损失又会是多大?公司应该清楚何时何地需要专业人士的帮助。金钱之“财”与明智之“才”孰轻孰重?关键是要把握好时机与场合。

  (一)企业活动委员会或活动策划小组

  成都活动公司成都活动策划公司表示,组建活动委员会或活动策划小组,或者与企业活动委员会或活动策划小组合作时,又或者在公司以赞助伙伴身份与非营利组织进行合作的情况下,与活动的组委会合作时,要尽量使各成员的技能、兴趣范围、时间安排与其职责范围协调一致。例如,如果活动组委会成员是由销售部员工组成,要求他们在不脱产的情况下,协助完成活动策划,那么他们就不能在上班时间去进行活动会场的实地勘查、核意嘉宾名单等,而在每月的销售业绩统计期间、完成销售任务的最后期限时,他们也可能会忙得抽不开身。如何安排活动策划的时间 ― 如何挤出时间、节省时间的技巧在 《 活动策划师的时间安排 》一书中有详细介绍。确保不要让销售部员工感到措手不及、惊慌失措。

  如果公司、组织机构等让自己的员工来处理活动事宜,则必须指派专人出面与活动策划公司或供应商联系,以避免人多语乱、莫衷一是,令供应商无所适从,此外,确保批准各项支出的是有批准权力的人。

  (二)活动类型

  活动类型的确定要视目标客人的情况而定。成都活动公司成都活动策划公司表示,专业人士工作繁忙,或许不愿意抽出自己本应陪伴家人的有限时间去参加一次研讨会,但是如果活动也邀请了他们的家人参加,他们也许会考虑接受邀请,例如,研讨会安排了剧院的专场演出或者娱乐中心的包场活动。上午举办研讨会的时候,他们的家人可以参加娱乐活动。中午会餐时全家会合,之后是放松时间,他们可以和家人一起参加娱乐活动。如果研讨会准备的娱乐节目是剧院的专场演出或者是最火爆的现场演出的最佳座票,那么也可以先举办研讨会,而餐前、餐后的聚会可以提高人们对娱乐活动的兴趣。如果公司所安排的剧院专场演出是一票难求的歌坛小天后汉娜 · 蒙塔娜的现场演出门票或者太阳马戏团的演出门票,那么他们这种围绕家庭活动而举办的研讨会必定能让参加者趋之若鹜。某公司举办了一场相当成功的私人晚宴,晚宴在帐篷内进行,帐篷内还安排了杂耍与特技的空中表演。

  举办公众活动,如果想在活动正式开始之前请来媒体进行宜传报道,以便吸引更多的客户,那么就要寻找可以帮助他们实现此目标的公司来合作。例如,婚纱展如果想要吸引准备结婚的新人及其亲朋好友来参加他们的活动,可以展出百万美元打造的结婚蛋糕。和前面提到的豪华新书发布会一样,可以请珠宝公司提供珠宝来装饰豪华的结婚蛋糕。成都活动公司成都活动策划公司表示,婚纱展、珠宝公司和结婚蛋糕设计师都能因提高了知名度而获益匪浅。打造百万美元结婚蛋糕的成本(安保、保险、劳务费)与其得到的丰厚回报相比则不值一提。

  (三)时间安排

  最理想的情况是用至少一年的时间来进行活动策划,即使许多细节情况仍无法确定也是如此。当然,用一个半月的时间准备人数超过 1000 的高档次大型活动并非不可能,但是这样做通常会出现不尽人意的情况,例如,找不到最佳场地,无法提供最好的娱乐项目。成都活动公司成都活动策划公司表示,如果可以提前活动策划好,又何需退而求其次?

  在确定活动策划所需时间的问题上,要列出需要进行的各项工作,并拟订其完成时间。成都活动公司成都活动策划公司表示,谋定而思动。如何才能确保活动的圆满成功?以倒计时的方式用铅笔在日历上标注出拟订的时间表。时间安排要留出佘地。进行多方调查以便确定各项工作实际所需要的时间。 《 活动策划师的时间安排 》 一书详细论述了如何在安排时间时留出浮动的空间,这些时间上的浮动适用于对工作与生活的安排,能消除最后期限所带来的压力。给自己留出充足的准备时间以使各项工作都能取得最圆满的结果。成都活动公司成都活动策划公司表示,哪些情况可能会令你无法如期完成工作,是最后期限前后矛盾,还是供应商因节假日而歇业?例如,印刷公司的假期通常安排在 7 月的后半月。因此,必须和供应商核对各项时间的安排,并将节假日计人时间表中。

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