活动策划方案需要注意的事项

编辑:成都鑫风尚文化        发布日期:2019-11-18

  成都活动公司提示,策划方案整体流程应该在活动前半个月一定要确定下来,时间上充裕了,才能做好多打算,进行调整。很多客户可能每天对于活动会有新的想法出来,而活动策划者不得不一遍跟着一遍的去修改,之前就有某公司在活动前一天晚上还在修改方法,但最终活动过程中出现很多问题的案例。

  策划方案不是改得越多效果就越好,细节上可以做些小调整,但大方向绝对不能一变再变,确定了就一定不要轻易做改动,否则拖慢进度,最终只会影响活动质量。

  策划时要考虑活动实施那天气候如何。提前预知活动当天天气情况。

  确保安全工作。预计现场人员人数,按比例安排安保人员,发生意外事件(突然停电,人群拥挤)时,能够有效积极处理。

  活动时间是否合理(一般2-3小时)。

  活动开始前工作人员提前到位检查:舞台高度是否合理,舞台上悬挂的装饰品是否牢固,舞台是否牢固,音响是否准备就绪,赠品是否准备妥当;宣传品是否准备妥当;演员、主持人是否就绪。

  在户外开展的路演活动有必要的话,要事先到当地城管办好手续,做一些必要的沟通工作,避免因企业事先未与当地城管搞好工作,结果活动实施一段时间被迫停止,大大损害企业形象。

  要强调的是执行问题,事先与执行活动的工作人员有效沟通。策划者最好亲自参与到活动实施现场,指导实施,必要时做一些调整工作。

  会场布置要赶早,设计稿确定好,准备好各种物料一定要在活动前2-3天完成搭建工作,留出更多的时间与空间进行调试,以及演职人员彩排。这些都是需要时间的,因此宜早不宜晚。当然可能会因为人员问题等碰到可能会延期的事件发生,这时要看策划公司事先有没有做好备案了,一旦发生问题不要找缘故,马上解决问题。

  大型活动肯定离不开LED大屏幕,在播放PPT、还是播放公司视频、现场互动暖场都是离不开大屏幕的。待大屏幕搭建以后要试用一下——注意看主KV是否变形、大屏是否展示完整,这对于现场氛围有很大的影响。

活动策划

  实施操作设计。我们应该非常重视实施方案的操作设计。我们看到一些单位组织的活动,甚至是专业机构承接的活动,都存在这样的问题:创意很好,但是由于缺乏操作设计,在操作过程中出现很多问题,违背了原创精神或者没有达到原创水平。所以,在原则的活动策划方案确定以后,还要进一步进行操作设计,操作设计必须包括比较准确的财务预算。

  办理审批手续。有人觉得办审批很繁琐,怕麻烦。但在实际工作中,我们应该希望得到有关单位的审批。讲一个案例,广州某单位曾做过一个敬老活动,本来是很好的事情,找了很多赞助单位,包括一个烟花厂赞助了烟花。当时虽然广州还没有规定在城市放烟花要经过审批,但在公众场所进行活动必须经过审批。这个单位是一个局级单位,他们认为有权在自己的场地上做敬老活动,就没有向有关单位报批。活动办得很热闹,有文艺节目演出,有很多赞助单位给老人送礼品,最后放烟花,但烟花一放,遭到了公安机关的追究,为什么?因为他没有办审批手续,也缺乏民航管理规范知识,在飞机航线上放烟花,无论如何都是违法的。

  实施操作程序的管理。程序化管理是一种科学的管理意识,只有程序化实施,才能有标准化、科学化管理,因而实施设计,重要的是设计出操作的规范程序。

  方案培训。在活动里,假如参与的工作人员不了解全局的策划意图,他们就不能为大型活动策略实施提供建设性的劳动,因而需要对工作人员进行方案培训,只有知情才能出力。

  设计评估标准。一个活动的评估应该有一个准确的评估标准。现在很多方案做好以后,往往忽略做评估标准方案,评估标准应该在策划的时候把它设计出来,这样可以让客户在完成这个方案以后,根据设定的标准作出科学评估。

  举办一场大型的活动,参会的人数多,如果采用那种纸质的票务会需要很多的签到人员,还会面临很多的麻烦:假票、签到速度慢、现场秩序混乱等问题。主办方屡陷窘境却无能为力,下面小编将为你送上几点经验。

  首先推荐一种电子签到的功能,电子签到只需将参会者收到的门票码或二维码进行扫描一下就可以完成签到。如果参会者无法找到这些信息,可以直接提供名字,系统将会自动找到此人的信息,这种签到方式既方便又不会造拥堵。

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